Quase toda empresa começa na planilha. E faz sentido: é grátis, todo mundo sabe usar e resolve no começo. O problema é que a empresa cresce e a planilha não. Uma hora são cinco planilhas, três versões da mesma, alguém apagou uma coluna e ninguém sabe qual é a certa.
Neste guia você vai ver quando vale trocar a planilha por um sistema, a diferença entre sistema pronto e sistema sob medida, quanto custa e como funciona o desenvolvimento.
Sinais de que a planilha não dá mais conta
Se você reconhece três ou mais desses, provavelmente já passou da hora:
- Várias pessoas editando a mesma planilha e sobrescrevendo o trabalho uma da outra
- Informação repetida em lugares diferentes (cliente na planilha de vendas, na de agenda e na de financeiro)
- Ninguém sabe qual versão é a atual
- Erro de digitação que vira prejuízo (valor errado, data errada, estoque errado)
- Tempo perdido copiando dado de um lugar pro outro
- Você não consegue responder rápido quanto vendeu, quanto tem a receber ou quantos clientes ativos tem
- Cliente esquecido: orçamento que ninguém cobrou, retorno que ninguém agendou
- Dependência de uma pessoa que é a única que entende a planilha
Sistema pronto ou sistema sob medida?
Antes de desenvolver, vale sempre perguntar: existe um sistema pronto que resolve?
| Sistema pronto (SaaS) | Sistema sob medida | |
|---|---|---|
| Custo inicial | Baixo | Mais alto |
| Mensalidade | Sim, por usuário, pra sempre | Baixa (servidor e manutenção) |
| Tempo pra começar | Imediato | Semanas |
| Se adapta ao seu processo | Você se adapta a ele | Ele se adapta a você |
| Funções que você não usa | Muitas | Nenhuma |
| Integrações específicas | Limitadas | O que você precisar |
| Dono dos dados e do código | A empresa do software | Você |
Sistema pronto é a melhor escolha quando o seu processo é padrão: emissão de nota, contabilidade, PDV de loja, agenda simples.
Sistema sob medida vale quando:
- O seu processo é diferente do padrão e é justamente o seu diferencial
- Você já testou sistemas prontos e nenhum encaixa
- Você paga várias mensalidades de ferramentas que não conversam entre si
- O custo por usuário do sistema pronto ficou caro com a equipe crescendo
- Você precisa integrar WhatsApp, site, planilha antiga, banco e outras ferramentas
Exemplos de sistemas que pequenas empresas encomendam
- CRM de vendas: funil de clientes, orçamentos, follow-up automático
- Agendamento com confirmação pelo WhatsApp
- Ordem de serviço pra oficina, assistência técnica, manutenção
- Área do cliente: o cliente acompanha o pedido, o processo ou o tratamento
- Controle de estoque integrado com vendas
- Painel de indicadores: vendas, financeiro e marketing num lugar só
- Gestão de pets, alunos, pacientes ou imóveis, com o histórico de cada um
Um exemplo nosso é o Pet em Dia, um sistema de gestão pra pet shop e veterinária. Veja na página de sistemas e CRM.
Quanto custa um sistema sob medida
Depende do tamanho, mas como referência de mercado:
| Tipo | Faixa de preço |
|---|---|
| Sistema simples (um módulo, poucas telas) | R$3.000 a R$10.000 |
| Sistema médio (vários módulos, login, relatórios) | R$10.000 a R$40.000 |
| Sistema complexo (integrações, app, muitos usuários) | R$40.000+ |
| Manutenção e servidor | R$100 a R$1.000 por mês |
Uma forma de reduzir o risco é começar pelo MVP: a menor versão do sistema que já resolve o problema principal. Você começa a usar rápido, vê o que funciona e só depois investe nas outras partes.
Faça a conta do custo de não ter: horas da equipe copiando dado, erros, clientes esquecidos, mensalidades de várias ferramentas. Muitas vezes o sistema se paga em poucos meses.
Como funciona o desenvolvimento
- Entendimento: a gente acompanha como a empresa funciona hoje, as planilhas, as ferramentas e os gargalos.
- Escopo: definimos o que entra na primeira versão e o que fica pra depois.
- Protótipo: você vê as telas antes de começar a programação.
- Desenvolvimento por etapas: entregas parciais pra você testar e dar retorno.
- Segurança: revisão de segurança e backup antes de colocar no ar.
- Migração: os dados da planilha vão pro sistema.
- Treinamento e suporte: a equipe aprende a usar e a gente acompanha as primeiras semanas.
Erros comuns ao encomendar um sistema
- Querer tudo na primeira versão: atrasa, encarece e muitas funções nunca são usadas
- Não envolver quem vai usar: a equipe do dia a dia sabe onde aperta
- Código e dados no nome de terceiros: exija acesso ao código e aos dados
- Esquecer da manutenção: sistema precisa de atualização e servidor
- Ignorar segurança: dados de clientes exigem cuidado, inclusive pela LGPD